عمليات انتقال دوره چيست؟

عمليات انتقال دوره چيست؟

 Change-year

براي اين‌كه با مفهوم انتقال دوره، ضرورت و نحوه‌ي انجام دادن آن‌ آشنا شويد، لازم است تا برخي اصطلاحات حسابداري را با هم مرور نماييم.

ابتدا لازم است بدانيم:

دوره مالي چيست؟

در حسابداري كلاسيك مرسوم است كه يك دوره‌ي زماني را به عنوان دوره‌ي مالي در نظر بگيرند؛ اين دوره مي‌تواند يك سال، شش ماه، يك ماه و يا هر زمان ديگري باشد. مهم اين است كه در پايان اين دوره، حسابرسي‌هاي لازم و كنترل حساب‌ها انجام مي‌گيرد؛ مواردي مانند: كنترل مانده حساب مشتريان، مغايرت‌گيري حساب‌هاي بانكي، كنترل موجودي انبار و كالاها، تهيه‌ي صورتحساب سود و زيان، تهيه تراز دوره مالي، تعيين تكليف افراد بدهكاري كه قصد پرداخت ندارند (مطالبات مشكوك‌والوصول) و …

عمليات انتقال دوره چيست؟

به بستن حساب‌هاي مالي دوره‌ي قبل و افتتاح حساب‌ها در دوره‌ي مالي جديد بر اساس قوانين حسابداري، عمليات انتقال دوره گفته مي‌شود. در حسابداري كلاسيك اين كار را با تنظيم سند اختتاميه براي دوره‌ي مالي قبل و تنظيم سند افتتاحيه براي دوره‌ي جديد انجام مي‌دهند كه كاري است بسيار مهم و حساس و البته وقت‌گير.

در حسابداري دو نوع حساب تعريف مي‌شود. حساب‌هاي دائم و حساب‌هاي موقت. تفاوت چنداني بين اين دو نوع حساب در طول يك دوره‌ي مالي قابل مشاهده نيست، اما در انجام عمليات انتقال دوره به تفاوت‌هاي آن پي‌ خواهيد برد. هنگامي كه بايد حساب‌هاي مالي در دوره‌ي قبل بسته شده و در دوره‌ي جديد افتتاح شوند، مانده‌ي حساب‌هاي دائم، دقيقا به دوره‌ي بعد منتقل خواهد شد، در صورتي كه حساب‌هاي موقت، با مانده حساب اوليه‌ي صفر افتتاح مي‌شوند.

براي اين كه به تفاوت اين دو نوع حساب بيشتر پي ببريد، چند مثال از حساب‌هاي دائم و موقت گفته مي‌شود.

حساب‌هاي مشتريان، بانك‌ها، كالاها، صندوق، اسناد بانكي و … نمونه‌اي از حساب‌هاي دائم هستند. به همين دليل بايد آخرين مانده حساب آن‌ها از دوره‌ي به عنوان افتتاح حساب آن‌ها در ابتداي دوره‌ي بعد ثبت شود.

حساب‌هاي هزينه، حساب سود و زيان، حساب‌هاي برداشت و … نيز نمونه‌اي از حساب‌هاي موقت هستند كه مانده حساب آن‌ها به دوره‌ي بعد منتقل نخواهد شد. به عنوان مثال حساب هزينه‌هاي دوره‌ي مالي قبل، هيچ ارتباطي به دوره‌ي مالي جديد نخواهد داشت، بنابراين بايد با حساب اوليه‌ي صفر در دوره‌ي مالي جديد تعريف شوند.

معمولا بعد از انتقال دوره، شماره‌ي فاكتورها، شماره‌ي اسناد دريافتي و پرداختي، شماره‌ي چك‌ها و … نيز از يك شروع مي‌شود.

مزاياي عمليات انتقال دوره

شما مي‌توانيد در نرم‌افزارهاي مختلف حسابداري بدون آن‌كه عمليات انتقال دوره را انجام دهيد، اسناد و عمليات حسابداري چندين سال خود را ثبت نماييد، از اين بابت نرم‌افزارها هيچ‌گونه ممانعتي به وجود نمي‌آورند. اما اين كار معايب بسيار بزرگي در بر خواهد داشت كه امكان حسابرسي دقيق و صحيح را از شما خواهد گرفت.

به مثال‌هاي زير توجه فرماييد.

۱- شما عمليات حسابداري مربوط به دو سال خود را در يك حسابداري ثبت نموده‌ايد. نرم‌افزار عددي را به عنوان سود نشان مي‌دهد. در اين شرايط اصلا قابل تشخيص نيست كه اين سود مربوط به كدام سال مالي شما مي‌باشد. شايد شما در سال اول زيان نموده و در سال بعد سود، كه نتيجه‌ي جمع و تفريق زيان سال قبل و سود سال جديد عدد اعلام شده باشد. در اين شرايط امكان مديريت بر عملكرد و شغل شما وجود نخواهد داشت.

در صورتي كه با انجام عمليات انتقال دوره و ثبت اطلاعات حسابداري به تفكيك دوره‌هاي مالي مختلف امكان مقايسه‌ي آماري بين عملكرد سال‌هاي مختلف براي شما وجود داشته و شما مي‌توانيد مديريت بهتري بر شغل خود داشته باشيد.

۲- شما عمليات حسابداري چند سال خود را در نرم‌افزار ثبت مي‌نماييد. هنگام شمارش عددي يكي از كالاهايتان متوجه مي‌شويد كه مقداري از آن كسر داريد. در اين شرايط اصلا نمي‌توانيد دليل اين كسري كالا را متوجه شويد. حتي نمي‌دانيد اين اتفاق در كدام سال رخ داده است. اين موضوع مي‌تواند در مورد مغايرت حساب شما با مشتريان، صندوق، بانك و … نيز رخ دهد. در صورتي كه با انجام عمليات انتقال دوره، مي‌توانيد از بروز مشكلات فوق جلوگيري نماييد.

۳- ثبت پيوسته‌ي چند سال عمليات حسابداري در نرم‌افزار موجب مي‌شود تا سرعت نرم‌افزار كاهش پيدا نمايد. گزارش‌گيري‌ها با كندي انجام مي‌شوند و نرم‌افزار براي محاسبه‌ي سود و زيان و تهيه‌ي ترازنامه و ساير گزارشات كاربردي نياز به زمان بيشتري خواهد داشت. در صورتي كه بعد عمليات انتقال دوره با چنين مشكلاتي مواجه نخواهيد بود.

۴- زماني كه شما اطلاعات حسابداري مربوط به چند دوره‌ي مالي‌ خود را به صورت پيوسته ثبت كرده باشيد، آسيب‌پذيري اطلاعات شما از چند جهت بيشتر خواهد شد.

الف: چنان‌چه به هر دليل در حساب‌هاي گذشته‌ي شما دستكاري صورت بگيرد، امكان پيدا كردن آن‌ها بسيار دشوار خواهد بود. شما مجبور هستيد حساب‌هاي مربوط به چند سال را مورد بررسي قرار دهيد كه كاري بسيار بسيار وقت‌گير و سختي پيش‌رو خواهيد داشت.

ب: چنان‌چه اطلاعات حسابداري شما به هر دليلي در اختيار افراد غيرمجاز قرار بگيرد، آن‌ها از تمامي اطلاعات حسابداري چند سال شما باخبر خواهند شد و اين موضوع به لحاظ امنيتي بسيار خطرناك است. پس لازم است تا حساب‌هاي سال‌هاي قبل بايگاني شود و فقط در صورت لزوم، براي تهيه‌ي گزارش به آن‌ها مراجعه نمود.

ج: از بين رفتن اطلاعات و صدمه ديدن آن‌ها به دلايل مختلفي چون ويروس، نوسانات برق، آسيب‌هاي سخت‌افزاري و … در شرايطي كه شما حساب‌هاي مالي چند سال خود را نگاه داشته‌ باشيد، اتفاقي جبران‌ناپذير خواهد بود.

د: چنان‌چه شما چند سال متوالي با حسابداري كار كرده باشيد بدون آن‌كه انتقال دوره بزنيد، ناخواسته شماره‌ي اسناد و فاكتورهاي شما افزايش مي‌يابند. به عنوان مثال بعد از سه سال، شماره‌ي فاكتورهاي فروش شما به عدد ۷۰۰۰ رسيده است. در چنين شرايطي بسياري گمان خواهند برد كه شما در طول سال جاري اين اندازه فروش داشته‌ايد و قطعا براساس آن قضاوت نادرستي خواهند نمود و تصميمات ناعادلانه‌اي را هم اجرا خواهند كرد.

در “نرم‌افزار جامع حسابداري كيان” چگونه مي‌توان عمليات انتقال دوره را انجام داد؟

نرم‌افزار جامع حسابداري كيان، تمامي عمليات مربوط به بستن حساب‌هاي مالي و انتقال صحيح آن‌ها به دوره‌ي بعد اعم از حساب‌هاي دائم و موقت را به صورت اتوماتيك انجام مي‌دهد.

براي انجام اين كار فقط كافي است تا شما مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد:

۱- يك پشتيبان از حسابداري فعلي خود بگيريد.

۲- از قسمت مركز كنترل گزينه اول يعني تغيير سال مالي را انتخاب كنيد.

۳- در ليست عناوين سال‌هاي مالي، با فشردن كليد Insert يك عنوان سال مالي جديد ايجاد كنيد.

۴- وارد سال مالي جديد كه تازه آن‌را ايجاد نموده‌ايد، شويد.

۵- در حال حاضر اين سال مالي جديد خالي بوده و حاوي هيچ اطلاعاتي نمي‌باشد، بنابراين رمز ورود به آن نيز صفر مي‌باشد. حالا پشتيبان اطلاعاتي كه از حسابداري قبلي خود گرفته‌ايد را در اين سال مالي جديد بازگرداني نماييد.

۶- دقت نماييد كه پس از عمليات بازگرداني، اطلاعات اين سال مالي جديد با حسابداري قبلي شما بايد كاملا يكي باشد. مي‌توانيد با مشاهده‌ي ترازنامه و يا گزارش سود و زيان از اين موضوع مطمئن شويد.

۷- حالا در حسابداري كه براي سال مالي جديد ايجاد نموده‌ايد، وارد قسمت مركز كنترل شده و گزينه شماره ۳ يعني عمليات انتقال دوره را انتخاب نماييد.

۸- پس از انتخاب اين گزينه و انتخاب نام يك درايو براي نگه‌داري آخرين اطلاعات حسابداري شما قبل از عليات انتقال دوره و وارد كردن رمز، عمليات انتقال دوره اتمام مي‌يابد.

۹- در سال مالي جديد شماره‌ي فاكتورها و اسناد شما از يك شروع شده و تمامي اسناد و فاكتورهاي قبلي، به صورت كامل در همان حسابداري دوره‌ي قبل شما وجود خواهد داشت. در حسابداري جديد، كليه‌ي هزينه‌ها و حساب‌هاي برداشت‌ (حساب‌هاي موقت) صفر شده‌اند و مانده حساب‌هاي مشتريان، بانك‌ها، صندوق، كالاها و اسناد بانكي (حساب‌هاي دائم) در حسابداري جديد به عنوان مانده حساب در ابتداي دوره وجود خواهد داشت.

۱۰- از اين پس در اين حسابداري جديد ( كه در آن انتقال دوره زده‌ايد.) عمليات حسابداري خود را انجام دهيد.

۱۱- اطلاعات سال مالي قبلي شما نيز با همان عنوان قبلي در ليست حسابداري‌هاي شما موجود است و فقط كافي ‌است از قسمت مركز كنترل، گزينه يك يعني تغيير سال مالي را انتخاب كرده و وارد سال مالي مورد نظر شويد.

چند توصيه‌ي امنيتي

يكي از شايع‌ترين اشتباهاتي كه ممكن است بعد از انجام عمليات انتقال دوره رخ دهد، اين است كه كاربران عمليات جاري خود را به اشتباه در حسابداري دوره‌هاي قبل ثبت نمايند. براي پيش‌گيري و جلوگيري از بروز چنين اشتباهاتي توجه به موارد زير مي‌تواند كمك خوبي باشد.

۱- بهتر است رمز حسابداري شما براي سال‌هاي مالي مختلف، با يك‌ديگر متفاوت باشد. بدين ترتيب امكان بروز اشتباه كمتر خواهد شد.

۲- بهتر است طرح پس‌زمينه و رنگ حسابداري مربوط به سال‌هاي مالي قبلي را تغيير داده كه تفاوت چشم‌گيري با سال مالي جاري داشته باشد. اين گونه نيز از بروز اشتباهات احتمالي جلوگيري خواهد شد.

۳- بهتر است عنوان حسابداري سال مالي جاري شما، به عنوان اولين گزينه، در بالاي ليست عناوين حسابداري شما قرار داشته باشد.

۴- از تمامي حساب‌هاي مالي سال‌هاي قبل خود، چندين نسخه پشتيبان بر روي سي‌دي و ساير حافظه‌هاي جانبي تهيه فرماييد. نگه‌داري نسخه‌هاي پشتيبان بر روي همان كامپيوتري كه با آن مشغول به كار هستيد، كاري صحيح نيست. لازم است تا اين نسخه‌هاي پشتيبان از كامپيوتر مورد استفاده، جدا شوند تا در صورت بروز مشكل قابل اعتماد باشند.

جامع‌ترين

 

نرم‌افزار جامع حسابداري كيان يكي از جامع‌ترين نرم‌افزارهاي حسابداري براي اصناف و بازاريان عزيز مي‌باشد. اين نرم‌افزار با قابليت‌هاي عملياتي فراوان در امور حسابداري، داراي كامل‌ترين و جامع‌ترين گزارشات مديريتي مي‌باشد كه مي‌تواند نياز هر مديري را در تهيه گزارشات برآورده سازد.

اين گزارشات شامل گزارشات آماري، ريالي، تعدادي در سطوح مختلف مشتريان، بانك‌ها، كالاها، اسناد، فاكتورها، چك‌ها و … مي‌باشد

ساده‌ترين

 

نرم‌افزار جامع حسابداري كيان به عنوان جامع‌ترين نرم‌افزار حسابداري به زبان ساده در ميان كاربران معروف و مشهور است چرا كه از همان ابتداي توليد اين نرم‌افزار، قصد و نيت بر همين بوده تا بازاريان و اصناف محترم بتوانند به ساده‌ترين شكل ممكن از امكانات و قابليت‌هاي آن بهره‌مند شوند.

براي كار با اين نرم‌افزار نيازي به تخصص و تسلط بر امور حسابداري كلاسيك و كامپيوتر نيست. از اين رو تمامي كسبه‌ي محترم مي‌توانند به سادگي آن را بياموزند و با آن به شكلي حرفه‌اي و اثربخش كار كنند.

ارزشمندترين

 

ارزشمندي هر نرم‌افزار را مي‌تواند به تعداد كاربران و مدت زماني كه از آن استفاده مي‌كنند، سنجيد. باعث افتخار و مباهات ماست كه نرم‌افزار جامع حسابداري كيان توانسته است از سال ۱۳۷۵ تا كنون، يعني قريب به ۲۰ سال رضايت مشتريان خود را جذب نمايد و در اين مدت در كنار آن‌ها باشد.

ارزشمندي نرم‌افزار حسابداري كيان از منظر ديگري نيز قابل بررسي و تحليل است. با توجه به سادگي و كارآمدي كه اين نرم‌افزار دارد، بازاريان عزيز براي استفاده از آن نيازي به استخدام حسابدار و صرف هزينه‌هاي پرسنلي ديگر ندارند. فرض را بر اين بگذاريد كه نرم‌افزاري با قيمت ۵۰ هزار تومان تهيه كرده باشيد، اگر قرار بر اين باشد كه براي استفاده از اين نرم‌افزار حسابداري با حقوق حداقلي ماهيانه ۹۰۰ هزار تومان استخدام نماييد، هزينه‌ي كاربري اين نرم‌افزار در سال اول نزديك به ۱۲ ميليون تومان خواهد بود. هزينه‌اي كه نرم‌افزار جامع حسابداري كيان به هيچ عنوان به كاربران خود تحميل نمي‌كند. از اين رو مي‌توان آن را به عنوان ارزشمندترين نرم‌افزار حسابداري به حساب آورد.

مطمئن‌ترين

 

اطمينان به هر نرم‌افزار حسابداري، جزء مهمي از نيازهاي كاربران به حساب مي‌آيد. اگر كاربران نتوانند به محاسبات و دقت عمل نرم‌افزار اطمينان نمايند، در عمل نسبت به آن دلسرد و دلزده خواهند شد و به مرور آن را كنار خواهند گذاشت. گاها پيش مي‌آيد كه افراد در كار با نرم‌افزار حسابداري‌شان به اشتباهات فاحشي از سمت نرم‌افزار برمي‌خورند كه هم به لحاظ حيثيتي و هم به لحاظ خسارات مالي برايشان بسيار گران تمام مي‌شود.

از اين رو مي‌توان اطمينان به نرم‌افزار را از منظر مشتريان بسيار مهم دانست. با كمال افتخار به اطلاع شما خواننده محترم مي‌رساند كه در دو دهه فعاليت نرم‌افزار جامع حسابداري كيان در ميان اصناف، توانسته‌ايم جايگاه مطمئن و اطمينان‌بخشي را براي كاربران عزيز فراهم آوريم. بسياري از اوقات پيش آمده كه كاربران عزيز مجبور شده‌اند كه صورتحساب‌هاي نرم‌افزار خود را با مشتريان خود كه از نرم‌افزارهاي ديگري استفاده مي‌كردند، تطبيق دهند و رفع مغايرت نمايند. در تمامي اين موارد، اين عملكرد نرم‌افزار جامع حسابداري كيان بوده كه سربلند بيرون آمده و موجب افتخار و مباهات كاربران خود را فراهم ساخته است. كاربران اين نرم‌افزار به دقت محاسبات و صحت گزارشات آن، به اندازه‌اي اطمينان دارند آن‌گونه كه به چشمان خود مطمئن هستند.

با ما تماس بگیرید 05138455888